Existe una faceta de los archivos menos conocida y que puede llevar a confusión. Hablamos de la necesidad, cada vez mayor, de destruir documentación en lugar de conservarla y archivarla. No solamente en las empresas se debe destruir documentación innecesaria y que ocupa grandes espacios. En los archivos históricos y de la Administración, el hecho de destruir documentos forma también parte importante de la gestión documental
El expurgo (destruir documentos) es una vieja tarea dentro del oficio de archivero. Hacer limpieza en un archivo, entresacando lo inútil o lo innecesario, es fundamental para gestionar el tratamiento de documentación. No solamente por la lógica ganancia en espacio, siempre tan necesitado en los archivos, también por ser esencial en las nuevas prácticas archivísticas.
Así, estas nuevas prácticas vienen marcadas por la transformación digital. Una vez aceptada que la digitalización de archivos es una necesidad esencial, debemos hacer una eficaz selección de documentos a digitalizar. Es decir, que el expurgo nos podrá ayudar a ir valorando qué documentación merece seguir en papel y se digitalizará para su conservación. En las empresas este proceso es igual de importante, quizás más si consideramos que la digitalización de sus archivos puede llevar a destruir documentos de forma completa.
20 años destruyendo documentación, por ley y por «sostenibilidad» económica
«La protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de datos personales es un derecho fundamental protegido por el artículo 18.4 de la Constitución española…»
Inicio del Preámbulo de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
Se debe tener en cuenta que en España, desde el retorno de la democracia y la entrada en la Unión Europea, se ha elaborado una legislación sobre el tratamiento de datos y documentación. Es en el ámbito privado de las empresas donde más cuidado y atención se debe poner en el cumplimiento de estas leyes para una correcta destrucción de documentos.
Como decíamos antes, el expurgo (eliminación) de documentos debe realizarse correctamente pues, como también apuntábamos, no todos los archivos digitalizados se pueden destruir. Desde hace un par de décadas se ha ido legislando sobre los usos y tratamientos que las empresas hacían de sus archivos. Se obligan a cumplir la ley, destruyendo la documentación correctamente.
Fue sobre todo en el caso de los archivos que contienen información confidencial o documentación clasificada con acceso restringido. Muchas empresas y administraciones tienen documentos con datos personales, médicos o fiscales. Estos deben eliminarse siguiendo una serie de pautas que garanticen un certificado de destrucción documental eficaz y en toda regla. Por eso, son muchas las empresas e instituciones que piden asesoramiento o contratan los servicios de especialistas.
Buscar un buen gestor destructor de documentos conocedor de las diferentes normativas (nacional, europea…)
Los medios de actuación de estas empresas especializadas en la gestión documental, en su fase de expurgo, estarían relacionadas con la llamada «economía circular». Es la conocida sostenibilidad procurada en la actividad económica de estos últimos tiempos.
Concretamente esa «economía circular» dentro de la gestión documental se define como un «concepto económico». En el marco del desarrollo sostenible con el objetivo de la producción de bienes y servicios reduciendo el consumo y el desperdicio de materias primas, agua y fuentes de energía. Algo que también es posible en los parámetros usados para la destrucción de documentos. Cuando, por ejemplo, se emplea la destrucción química de los documentos.
El papel, plásticos y cartonaje, que puedan poseer estos documentos se convierten tras un especial proceso químico en pasta de celulosa. Bien filtrada, esta pasta vuelve a servir -reciclaje- para la elaboración de papel y sus derivados. Economía circular, reciclado y sostenibilidad 🙂
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