El registro horario y programa para fichar, una necesidad y un objetivo para cualquier empresa
La gestión del tiempo de trabajo es una necesidad y un objetivo en cualquier empresa que busque la rentabilidad y eficiencia. Registrar las jornadas, organizar los horarios y coordinar las vacaciones puede resultar sencillo cuando se trata de pocos empleados. Pero puede llegar a ser un quebradero de cabeza a medida que crece la plantilla o en las empresas medianas y grandes donde existan diferentes turnos y modalidades de trabajo.
En esas circunstancias, disponer de un sistema de registro horario permitirá centralizar la información sobre la jornada de los trabajadores y facilitar tanto su consulta como la gestión interna.
Sin embargo, un sistema de fichaje puede ofrecer mucho más que un mero registro de entradas y salidas. Las soluciones actuales, relacionadas con el entorno digital, permiten integrar diferentes procesos relacionados con esa «vital» organización del tiempo de trabajo.
¿Qué es un sistema de fichaje para empresas?
Un sistema de fichaje era el modo en el que las compañías hacían el básico control del tiempo de trabajo de sus empleados. Hora de entrada y hora de salida, resultado computo de horas trabajadas. Ahora, con las nuevas tecnologías, este sistema puede convertirse en la mejor herramienta para gestionar la productividad de la empresa.
El sistema digital centraliza la información y así facilita el tratamiento de datos. Esto resulta especialmente útil en empresas con varios departamentos, turnos diferentes o trabajadores que no desarrollan toda su actividad en el mismo lugar.
Además, el responsable de Recursos Humanos puede así disponer de una visión más organizada de las jornadas, detectando con mayor facilidad posibles incidencias relacionadas con los horarios.
Ventajas de utilizar un software para fichar
Un programa para fichar puede reducir buena parte de las tareas administrativas asociadas al control horario. La información queda registrada en una plataforma y puede consultarse sin depender de hojas de cálculo o documentos independientes. Ese registro digital facilita que la consulta sea para todos los implicados, inclusive los trabajadores.
Así, entre sus principales ventajas encontraremos:
- Centralización de la información: los registros de jornada se almacenan en un mismo sistema.
- Ahorro de tiempo: se reducen tareas manuales de recopilación y revisión de datos.
- Mayor organización: resulta más sencillo consultar jornadas, horarios e incidencias.
- Adaptación a distintos modelos de trabajo: puede facilitar la gestión de equipos presenciales, híbridos o con diferentes turnos.
- Acceso a información actualizada: los responsables pueden disponer de los datos necesarios para organizar mejor los equipos.
También facilitará la gestión de vacaciones y ausencias
Las vacaciones son otro de los procesos que pueden gestionarse mediante una herramienta digital. En lugar de tramitar las solicitudes por diferentes canales, los trabajadores pueden realizar la petición desde una plataforma y los responsables gestionar su aprobación. Sería una manera más cómoda y rápida de hacer el trámite de «solicitar y conceder» ese periodo vacacional al que todo trabajador tiene derecho.
Centralizar esa información (vacaciones y ausencias) nos permite conocer con mayor facilidad qué empleados estarán ausentes en un determinado periodo y facilita la planificación de los equipos. También puede ayudar a evitar problemas de coordinación cuando coinciden varias solicitudes o cuando determinados puestos requieren mantener unos niveles mínimos de personal.
Organización de los horarios de los trabajadores
La planificación de horarios puede ser especialmente compleja en empresas con turnos, jornadas diferentes o varios centros de trabajo. Una herramienta de gestión permite organizar los horarios y mantenerlos actualizados de una manera más rápida y sencilla.
Si además está conectada con el registro de jornada, se obtiene una visión más completa de la planificación y del tiempo efectivamente registrado. Esto facilita la detección de incidencias y previene problemas de productividad, permitiendo a los responsables disponer de información útil para organizar mejor esos recursos humanos.
Qué características conviene valorar antes de elegir una de estas herramientas de «gestión del tiempo»
Antes de contratar uno de estos software, conviene analizar las necesidades concretas de la empresa y qué características de esa herramienta prefiere:
- Facilidad de uso: el sistema debe resultar sencillo tanto para los empleados que realizan el fichaje como para los responsables que gestionan la información.
- Gestión de horarios: resulta recomendable que permita trabajar con diferentes jornadas y turnos cuando la actividad de la empresa lo requiera.
- Vacaciones y ausencias: poder integrar estas funciones evita utilizar herramientas independientes para procesos estrechamente relacionados.
- Accesibilidad: en empresas con trabajadores en distintas ubicaciones, es importante valorar desde dónde y mediante qué dispositivos puede utilizarse.
Pero sobre todo, los recursos de centralizar la información y gestión. De esta manera los responsables pueden consultar los registros y obtener la información necesaria, sin procesos administrativos innecesariamente complejos. Además de hacer hincapie en la Seguridad; al tratarse de información relacionada con los trabajadores, la protección de los datos y el control de acceso son aspectos fundamentales.
